เทศบาลแต่ละแห่งที่ผู้มีสิทธิใช้บริการเหล่านี้อาศัยอยู่จะดำเนินการคัดกรองการดูแลพยาบาล: ในบรรดาบุคคลที่ได้รับการประกันการดูแลระยะยาว บุคคลใดที่ได้รับการรับรองว่า "จำเป็นต้องได้รับการช่วยเหลือ" ภายใต้การคัดกรองดังกล่าวให้ถือว่าเป็นผู้มีสิทธิเข้าใช้บริการต่างๆ นี้ สำหรับเงื่อนไขการใช้บริการดูแลรักษาพยาบาลจะแตกต่างกันระหว่างผู้รับการประกันกลุ่มที่ 1 และ ผู้รับการประกันกลุ่มที่ 2

คำว่า บุคคลที่มีสิทธิ ในที่นี้ มีความหมายดังต่อไปนี้ "บุคคลที่เผชิญกับความผิดปกติทางร่างกายหรือจิตใจ จนส่งผลให้จำเป็นต้องได้รับการดูแลพยาบาลอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ สำหรับเรื่องพื้นฐานบางอย่างหรือทั้งหมดในการดำเนินชีวิตประจำวัน รวมถึง การอาบน้ำ การถ่ายปัสสาวะ การถ่ายอุจจาระ และการรับประทานอาหาร และบุคคลที่เข้าข่ายข้อหนึ่งข้อใด (ต้องการการดูแลระยะยาว 1-5) ในหมวดหมู่ที่กำหนดโดยกระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการญี่ปุ่น ตามแต่ระดับการดูแลรายบุคคล"

คำว่า บุคคลที่มีสิทธิ ในที่นี้ มีความหมายดังต่อไปนี้ "บุคคลที่เผชิญกับความผิดปกติทางร่างกายหรือจิตใจ จนส่งผลให้จำเป็นต้องได้รับการช่วยเหลือเพื่อบรรเทาอาการหรือสภาวะต่างๆ หรือเพื่อป้องกันอาการหรือสภาวะต่างๆ ทรุดลง เป็นความต้องการการดูแลพยาบาลอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ สำหรับเรื่องพื้นฐานบางอย่างหรือทั้งหมดในการดำเนินชีวิตประจำวัน รวมถึง การอาบน้ำ การถ่ายปัสสาวะ การถ่ายอุจจาระ และการรับประทานอาหาร" หรือ "บุคคลที่เผชิญกับความผิดปกติทางร่างกายหรือจิตใจ และอาจเผชิญอุปสรรคในการดำเนินชีวิตอย่างต่อเนื่อง และเข้าข่ายตามที่กำหนดไว้ (ต้องการการช่วยเหลือ) โดยกระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการญี่ปุ่น ตามแต่ระดับการให้ความช่วยเหลือ"

16 โรคดังต่อไปนี้ซึ่งเป็นโรคที่มีสาเหตุมาจากการเปลี่ยนแปลงทางร่างกายและจิตใจ และมาพร้อมกับอายุที่เพิ่มขึ้นถือเป็นโรคจำเพาะ กรณีที่ผู้รับการประกันกลุ่มที่ 2 (อายุระหว่าง 40 ถึง 64 ปี) เป็นโรคจำเพาะดังต่อไปนี้ และได้รับการรับรองว่าจำเป็นต้องได้รับการดูแลระยะยาว (หรือได้รับการช่วยเหลือ) บุคคลเหล่านี้สามารถใช้บริการการดูแลระยะยาว (หรือบริการการดูแลเชิงป้องกัน) ได้

อันดับแรก ต้องยื่นเรื่องขอการรับรองความจำเป็นในการรับการดูแลระยะยาวที่เทศบาลท้องถิ่นของท่านก่อน จากนั้น เมื่อผ่านการรับรองแล้วว่าจำเป็นต้องได้รับการดูแลระยะยาวหรือจำเป็นต้องได้รับการช่วยเหลือ ท่านจะสามารถเข้าใช้บริการต่างๆ นี้ได้ โดยจำเป็นต้องดำเนินตามขั้นตอนที่ 1 ถึง 5 (ดังอธิบายไว้ด้านล่างนี้) อย่างครบถ้วน

บริการต่างๆ ภายใต้ระบบประกันการดูแลระยะยาวจะแตกต่างกันไปตามบุคคลที่ได้รับรองว่าจำเป็นต้องได้รับการดูแล (1-5) และบุคคลที่ได้รับการรับรองว่าจำเป็นต้องได้รับการช่วยเหลือ (1-2) แผนภูมิ 5 (ดังด้านล่างนี้) ได้แสดงให้เห็นภาพอย่างง่ายเกี่ยวกับบริการต่างๆ ที่มีสำหรับบุคคลที่ได้รับรองว่าจำเป็นต้องได้รับการดูแล (1-5)

• สำหรับบุคคลที่ได้รับการรับรองว่าจำเป็นต้องได้รับการช่วยเหลือ (1-2) กรุณาอ้างอิงข้อคำถามที่ว่า "ปัจจุบันมีการดูแลเชิงป้องกันประเภทใดที่ให้บริการอยู่บ้าง"

(*หมายเหตุ) มีกฎขั้นพื้นฐานที่ระบุว่า บุคคลที่ผ่านการรับรองว่าเป็นบุคคลที่จำเป็นต้องได้รับการดูแลระดับ 1 จะไม่สามารถใช้บางรายการได้ เช่น รถเข็นวีลแชร์ อุปกรณ์เสริมในรถเข็นวีลแชร์ เตียงพิเศษ อุปกรณ์เสริมเตียงพิเศษ อุปกรณ์ป้องกันการเกิดแผลกดทับ อุปกรณ์ช่วยเปลี่ยนตำแหน่ง อุปกรณ์ตรวจจับการเดินออกนอกเส้นทางของผู้สูงวัยที่มีภาวะสมองเสื่อม หรือลิฟต์เคลื่อนย้าย ซึ่งอยู่ในรายการอุปกรณ์สวัสดิการที่ระบุว่าสามารถเช่ายืมได้
อย่างไรก็ตาม บุคคลจะได้รับอนุญาตให้ใช้รายการดังกล่าว หากสภาวะของบุคคลนั้นบ่งชี้ว่าจำเป็นต้องใช้รายการดังกล่าว กรุณาตรวจสอบรายละเอียดเกี่ยวกับ ผู้เชี่ยวชาญด้านการช่วยเหลือดูแลภายในบ้าน (Care manager)

บุคคลที่ได้รับการรับรองว่าจำเป็นต้องได้รับการช่วยเหลือ (1-2) สามารถใช้บริการการดูแลเชิงป้องกันที่ปรากฎรายการในแผนภูมิ 6 ได้ ทั้งนี้ บุคคลที่ได้รับการรับรองว่าจำเป็นต้องได้รับการช่วยเหลือ (1-2) จะไม่สามารถใช้บริการต่างๆ ภายในศูนย์ (เช่น บ้านพักพิเศษเพื่อผู้สูงวัย หรือสถานดูแลสุขภาพเพื่อผู้สูงวัย) ภายใต้ระบบประกันการดูแลระยะยาวได้

(*หมายเหตุ) มีกฎขั้นพื้นฐานที่ระบุว่า บุคคลที่ผ่านการรับรองว่าเป็นบุคคลที่จำเป็นต้องได้รับการช่วยเหลือระดับ (1-2) จะไม่สามารถใช้บางรายการได้ เช่น รถเข็นวีลแชร์ อุปกรณ์เสริมในรถเข็นวีลแชร์ เตียงพิเศษ อุปกรณ์เสริมเตียงพิเศษ อุปกรณ์ป้องกันการเกิดแผลกดทับ อุปกรณ์ช่วยเปลี่ยนตำแหน่ง อุปกรณ์ตรวจจับการเดินออกนอกเส้นทางของผู้สูงวัยที่มีภาวะสมองเสื่อม หรือลิฟต์เคลื่อนย้าย ซึ่งอยู่ในรายการอุปกรณ์สวัสดิการที่ระบุว่าสามารถเช่ายืมได้ อย่างไรก็ตาม บุคคลจะได้รับอนุญาตให้ใช้รายการดังกล่าว หากสภาวะของบุคคลนั้นบ่งชี้ว่าจำเป็นต้องใช้รายการดังกล่าว กรุณาตรวจสอบรายละเอียดเกี่ยวกับ ผู้เชี่ยวชาญด้านการช่วยเหลือดูแลภายในบ้าน (Care manager)

บุคคลใดก็ตามที่ใช้บริการต่างๆ ภายใต้ระบบประกันการดูแลระยะยาว โดยหลัก จะต้องชำระเงินคิดเป็นร้อยละ 10 สำหรับค่าบริการนั้นๆ ส่วนวงเงินสูงสุดของค่าบริการที่สามารถใช้ได้ในช่วง 1 เดือนภายใต้ระบบประกันการดูแลระยะยาวจะกำหนดตามประเภทของบริการที่ใช้และตามระดับความจำเป็นในการดูแล นอกจากนี้ หากยอดการใช้บริการต่างๆ ภายใต้ระบบประกันการดูแลระยะยาวเกินกว่าวงเงินสูงสุดที่กำหนดไว้ ผู้ป่วยจำเป็นต้องชำระเป็นยอดเต็มของจำนวนเงินที่เกินจากวงเงินดังกล่าวด้วยตนเอง

ขึ้นกับสถานการณ์ในเวลานั้น บางครั้ง ผู้ป่วยสามารถใช้ประโยชน์จากระบบขอลดค่าบริการต่างๆ (แผนภูมิ 7) หากแต่ ในการใช้ประโยชน์จากระบบนี้ จำเป็นต้องดำเนินขั้นตอนบางอย่าง ณ เคาน์เตอร์ระบบประกันการดูแลระยะยาว กรุณาขอคำแนะนำปรึกษาจาก ผู้เชี่ยวชาญด้านการช่วยเหลือดูแล (Care manager) หรือเจ้าหน้าที่ประจำเคาน์เตอร์ระบบประกันการดูแลระยะยาว

"Care manager" หมายถึง ผู้ที่ผ่านการรับรองคุณวุฒิโดยผู้ว่าราชการจังหวัด เป็นบุคคลที่คุณสมบัติในการให้คำแนะนำปรึกษาแก่ผู้ป่วยและสมาชิกในครอบครัวของผู้ป่วย เกี่ยวกับการดูแลระยะยาว และคอยให้การช่วยเหลือ และดำเนินกิจกรรมอื่นๆ เกี่ยวกับการเข้าใช้บริการการดูแลระยะยาว เพื่อจะสามารถใช้ประโยชน์จากบริการการดูแลระยะยาวที่มีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ผู้ป่วยแต่ละคนจำเป็นต้องมีการวางแผนการใช้บริการการดูแลระยะยาว (แผนการดูแล) โดยในการจัดทำแผนนี้ จำเป็นต้องประกอบด้วยข้อมูลที่ครอบคลุมและลงรายละเอียด ตลอดจนระบุเรื่องความเฉพาะทางของบริการที่ต้องการรับการดูแลระยะยาว Care manager จะปฏิบัติหน้าที่ประจำตามศูนย์ดังกล่าว ในฐานะที่เป็นสำนักงานช่วยเหลือดูแลตามบ้าน หน่วยงานระบบประกันการดูแลระยะยาว และศูนย์ช่วยเหลือแบบเบ็ดเสร็จที่มีชุมชนเป็นฐาน

ศูนย์นี้เป็นหน่วยงานให้คำปรึกษาระดับท้องถิ่น คอยให้ความช่วยเหลือแบบเบ็ดเสร็จแก่ผู้สูงวัย เพื่อให้ผู้สูงวัยสามารถใช้ชีวิตต่อไปได้อย่างเป็นอิสระในชุมชนที่ตนอาศัยอยู่ร่วมมายาวนาน ส่วนงานเทศบาลจะรับผิดชอบในการกำกับดูแลศูนย์เหล่านี้ โดยทั้งศูนย์และบริษัทต่างๆ ที่เข้าร่วมจะได้รับมอบหมายอำนาจจากเทศบาลให้ดำเนินการต่างๆ ได้ ศูนย์เหล่านี้มีหน้าที่ในการสรรหา ว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญต่างๆ ประกอบด้วย Care manager ระดับหัวหน้างาน พยาบาลสาธารณสุข ผู้ให้คำปรึกษารายกรณี และอื่นๆ เจ้าหน้าที่เหล่านี้จะปฏิบัติงานร่วมกันในการให้คำแนะนำ ปรึกษาและให้การช่วยเหลือ สนับสนุนในด้านต่างๆ

ศูนย์เหล่านี้ทำหน้าที่เป็นหน่วยให้คำปรึกษา ด้านบริการต่างๆ เช่น การใช้บริการการดูแลเชิงป้องกัน การแก้ต่างด้านสิทธิมนุษยชนเพื่อผู้สูงวัย และการดูแลระยะยาว ตลอดจน การบริหารจัดการทางการเงิน